Politica de confidențialitate

în temeiul art. 13 din Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”)

Ultima actualizare: 16 octombrie 2026

Prezenta politică explică modul în care prelucrăm datele cu caracter personal ale persoanelor care vizitează site-urile Rilvo, inclusiv rilvo.ro (împreună cu celelalte site-uri Rilvo, de exemplu rilvo.it, rilvo.net și rilvo.eu, „Site-urile”), precum și ale persoanelor care ne contactează pentru a obține informații despre serviciul Rilvo Coworker înainte de încheierea unui eventual contract.

1. Operatorul

Operatorul este S.C. Asperitas Solutions S.A., societate pe acțiuni de drept român („Rilvo”, „noi”).

Sediul social: Aleea Cioplea nr. 14, parter, cam. 1, Brașov, România
Nr. Reg. Com.: J8/985/2017 – CUI/cod de TVA: RO37465749
Telefon: +40 726 329 199
Contact general: contact@rilvo.ro

Contact pentru protecția datelor: pentru orice întrebare privind această politică sau pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră, scrieți-ne la privacy@rilvo.net.

Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO).

2. Domeniul de aplicare al acestei politici

Această politică se referă la prelucrările legate de Site-uri și de contactele anterioare unui contract (solicitări de informații, navigare), precum și la gestionarea plăților și a facturării pentru clienții serviciului.

Datele pe care clienții le prelucrează prin intermediul serviciului Rilvo Coworker (de exemplu, e-mailuri, documente, oferte și date ale propriilor clienți) nu fac obiectul acestei politici: pentru aceste date, Rilvo acționează, de regulă, ca persoană împuternicită de operator în numele clientului, iar prelucrarea este reglementată de un contract separat și de un acord privind prelucrarea datelor în temeiul art. 28 GDPR. Dacă clientul alege planul „Rilvo Coworker cu propriul cont AI”, datele trimise către modelele de inteligență artificială sunt prelucrate de furnizorul AI ales de client (de exemplu, OpenAI sau Anthropic), în temeiul contractului dintre client și furnizorul respectiv.

3. Ce date prelucrăm

a) Date de navigare. Când vizitați Site-urile, serverele furnizorului nostru de găzduire înregistrează automat anumite date tehnice: adresa IP, data și ora solicitării, pagina solicitată, pagina de proveniență, browserul și sistemul de operare, codul de răspuns al serverului.

b) Date din formularul de contact. Prenumele, numele, adresa de e-mail, subiectul și textul mesajului, precum și orice alte date pe care alegeți să le includeți în mesaj.

c) Date pe care ni le trimiteți prin e-mail sau telefon. Datele de contact (adresa de e-mail, numărul de telefon) și conținutul comunicărilor.

d) Date statistice. Numai dacă vă exprimați consimțământul, Google Analytics 4 colectează date privind utilizarea Site-urilor (pagini vizitate, durata vizitei, dispozitiv, zonă geografică aproximativă), asociate unor identificatori online (cookie-uri).

e) Date de securitate. Formularul de contact este protejat de Google reCAPTCHA v3, încărcat numai pe paginile de contact, care analizează date tehnice despre dispozitiv și despre comportamentul pe pagină (de exemplu, adresa IP, caracteristicile browserului, mișcări și interacțiuni) pentru a distinge persoanele de sistemele automatizate.

f) Date de plată și de facturare (clienți). Dacă achiziționați unul dintre serviciile noastre: denumirea societății, numele persoanei de contact, adresa de facturare, codul de TVA/codul fiscal, adresa de e-mail, sumele, datele și starea plăților, facturile. Plățile cu cardul sunt gestionate de Stripe: Rilvo nu stochează datele complete ale cardului și primește de la Stripe numai informații limitate (de exemplu, tipul cardului, ultimele patru cifre, data expirării și rezultatul plății).

Vă rugăm să nu includeți în mesaje categorii speciale de date (de exemplu, date privind sănătatea) și nici date ale unor terți care nu sunt necesare.

4. Scopuri și temeiuri juridice

Scop	Date	Temei juridic
Răspunsul la solicitările de informații (formular, e-mail, telefon) și furnizarea de informații despre serviciu	Date din formularul de contact; date trimise prin e-mail sau telefon	Demersuri precontractuale efectuate la cererea persoanei vizate (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR); dacă solicitarea nu privește un posibil contract, interesul nostru legitim de a răspunde persoanelor care ne contactează (art. 6 alin. (1) lit. f))
Statistici privind utilizarea Site-urilor (Google Analytics 4)	Date statistice	Consimțământ (art. 6 alin. (1) lit. a)), obținut prin bannerul de cookie-uri și care poate fi retras în orice moment
Securitatea Site-urilor, prevenirea spamului și a abuzurilor (reCAPTCHA, jurnalele serverului)	Date de navigare; date de securitate	Interes legitim de a proteja Site-urile și formularele (art. 6 alin. (1) lit. f))
Gestionarea plăților pentru planurile lunare, proiectul pilot, pachetele de ore suplimentare și celelalte servicii achiziționate, facturare	Date de plată și de facturare	Executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b)) și îndeplinirea obligațiilor fiscale și contabile (art. 6 alin. (1) lit. c))
Îndeplinirea obligațiilor legale (de exemplu, obligații fiscale sau solicitări ale autorităților)	datele necesare	Obligație legală (art. 6 alin. (1) lit. c))
Constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în instanță sau pe cale extrajudiciară	datele necesare	Interes legitim (art. 6 alin. (1) lit. f))

Atunci când prelucrarea se bazează pe interesul legitim, am evaluat că interesele sau drepturile dumneavoastră nu prevalează; ne puteți cere mai multe informații despre această evaluare scriindu-ne la privacy@rilvo.net.

Newslettere și comunicări comerciale. Dacă sunteți clientul nostru, vă putem trimite, la adresa de e-mail pe care ne-ați furnizat-o la momentul achiziției, newslettere și comunicări despre servicii Rilvo similare celor pe care le-ați achiziționat, în temeiul interesului nostru legitim (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR și art. 13 alin. (2) din Directiva 2002/58/CE). Vă puteți opune în orice moment și în mod gratuit, prin linkul de dezabonare inclus în fiecare e-mail sau scriindu-ne la privacy@rilvo.net. Persoanelor care nu sunt clienții noștri le trimitem newslettere și comunicări comerciale numai cu consimțământul lor (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR), care poate fi retras în orice moment prin aceleași modalități. Păstrăm datele utilizate pentru aceste comunicări până la exercitarea dreptului de opoziție sau până la retragerea consimțământului și, în cazul clienților, cel mult 24 de luni de la încetarea relației: după acest termen nu mai trimitem comunicări comerciale foștilor clienți. Pentru trimiterea newsletterelor și a comunicărilor comerciale utilizăm platforma Brevo (a se vedea secțiunea 6).

5. Caracterul obligatoriu al furnizării datelor

Formularul de contact: câmpurile marcate ca obligatorii (de exemplu, numele și adresa de e-mail) sunt necesare pentru a vă putea răspunde. Fără aceste date nu putem da curs solicitării.
Plata și facturarea: datele sunt necesare pentru încheierea și executarea contractului și pentru îndeplinirea obligațiilor fiscale; fără ele nu putem activa serviciul.
Statisticile: consimțământul este opțional; dacă îl refuzați, puteți utiliza în continuare Site-urile în mod normal.
Datele de navigare și de securitate: sunt colectate automat și sunt necesare pentru funcționarea și protecția Site-urilor.

6. Destinatarii datelor

Datele sunt prelucrate de personalul autorizat al Rilvo și pot fi comunicate următorilor furnizori, care acționează ca persoane împuternicite de operator (art. 28 GDPR) sau, acolo unde se indică, ca operatori independenți:

Hostinger (Hostinger International Limited, 61 Lordou Vironos str., 6023 Larnaca, Cipru) – găzduirea Site-urilor, rețeaua de livrare a conținutului (Hostinger CDN) și DNS.
Google (Google Ireland Limited, cu prelucrare și de către Google LLC, SUA) – Google Analytics 4 (numai cu consimțământ), Google reCAPTCHA (numai pe paginile de contact). E-mailul de serviciu, inclusiv transmiterea prin e-mail a mesajelor trimise prin formularul de contact, este gestionat cu Google Workspace, furnizat de Google Cloud EMEA Limited (Velasco, Clanwilliam Place, Dublin 2, Irlanda).
Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Irlanda) – procesarea plăților cu cardul ale clienților. Rilvo nu stochează datele complete ale cardului. Pentru anumite prelucrări (de exemplu, prevenirea fraudelor și obligațiile de reglementare), Stripe acționează ca operator independent (în special prin Stripe Technology Company Limited, Irlanda); se aplică și politica de confidențialitate a Stripe.
Brevo (Sendinblue SAS, Franța) – platformă pentru trimiterea newsletterelor și a comunicărilor comerciale.
Facebook (Meta Platforms Ireland Limited) – numai dacă vizitați pagina noastră de Facebook prin linkul de pe Site-uri; în acest caz se aplică politica de confidențialitate a Meta.
Consultanți și profesioniști (de exemplu, avocați sau consultanți fiscali) și autorități publice, atunci când este necesar pentru îndeplinirea obligațiilor legale sau pentru protejarea drepturilor noastre.

Lista actualizată a persoanelor împuternicite poate fi solicitată la privacy@rilvo.net. Datele nu sunt difuzate.

7. Transferuri de date în afara Spațiului Economic European

Unii furnizori (în special Google și Stripe) au sediul sau prelucrează date în Statele Unite ori în alte țări din afara SEE. În plus, rețeaua CDN a Hostinger poate livra conținutul de pe noduri situate în afara UE.

Atunci când datele sunt transferate în afara SEE, transferul are loc în temeiul:

unei decizii de adecvare a Comisiei Europene, inclusiv Cadrul UE-SUA privind protecția datelor (EU-U.S. Data Privacy Framework) pentru societățile americane certificate (cum ar fi Google LLC și Stripe, LLC); sau
clauzelor contractuale standard adoptate de Comisia Europeană (art. 46 GDPR), cu eventuale măsuri suplimentare.

Puteți solicita informații despre garanțiile adoptate scriindu-ne la privacy@rilvo.net. Serverele care găzduiesc Site-urile se află în Țările de Jos, iar copiile de rezervă aferente în Lituania, deci în interiorul UE; pentru eventualele noduri ale rețelei CDN situate în afara UE se aplică garanțiile prevăzute în acordul privind prelucrarea datelor al Hostinger.

8. Cât timp păstrăm datele

Date	Perioada de păstrare
Solicitări de informații și corespondența aferentă (formular, e-mail) neurmate de un contract	12 luni de la ultimul contact
Date Google Analytics 4	Date la nivel de eveniment: 2 luni; date la nivel de utilizator: 14 luni, perioadă care se reinițializează la fiecare nouă activitate
Jurnalele serverului	Pe perioada stabilită de furnizor, de regulă cel mult 30 de zile
Date de plată, facturi și documente contabile	10 ani, conform legislației contabile din România (Legea contabilității nr. 82/1991)
Evidența acceptării Termenilor și a Acordului privind prelucrarea datelor (clienți)	10 ani de la încetarea contractului (copie păstrată de Rilvo); evidența este păstrată și de Stripe, împreună cu datele plății
Date necesare pentru îndeplinirea obligațiilor legale sau pentru apărarea unor drepturi	Pe durata impusă de lege sau până la soluționarea litigiului

Dacă solicitarea are ca rezultat încheierea unui contract, datele vor fi păstrate în conformitate cu informarea și contractul aferente serviciului. La expirarea termenelor, datele sunt șterse sau anonimizate.

9. Drepturile dumneavoastră

În calitate de persoană vizată, aveți dreptul la:

acces – să aflați dacă prelucrăm date care vă privesc și să primiți o copie a acestora (art. 15);
rectificare – să corectați datele inexacte sau incomplete (art. 16);
ștergere – să obțineți ștergerea datelor în cazurile prevăzute de lege (art. 17);
restricționare – să solicitați restricționarea prelucrării (art. 18);
portabilitate – să primiți datele pe care ni le-ați furnizat într-un format structurat, care poate fi citit automat, sau să solicitați transmiterea lor către un alt operator, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ sau pe un contract și se efectuează prin mijloace automatizate (art. 20);
opoziție – să vă opuneți în orice moment, din motive legate de situația dumneavoastră particulară, prelucrărilor întemeiate pe interesul legitim și, în orice moment și fără a fi necesară vreo justificare, trimiterii de comunicări comerciale (art. 21);
retragerea consimțământului – să vă retrageți în orice moment consimțământul acordat (de exemplu, pentru statistici), fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere. Puteți face acest lucru prin linkul „Preferințe cookie” din subsolul (footer-ul) fiecărei pagini a Site-urilor.

Vă puteți exercita drepturile scriindu-ne la privacy@rilvo.net. Vom răspunde fără întârzieri nejustificate și în orice caz în termen de o lună de la primirea cererii (termen care poate fi prelungit cu două luni pentru cererile complexe, cu informarea dumneavoastră prealabilă). Este posibil să vă solicităm informații pentru a vă verifica identitatea.

10. Dreptul de a depune o plângere

Dacă apreciați că prelucrarea datelor dumneavoastră încalcă GDPR, puteți depune o plângere la o autoritate de supraveghere, în special în statul membru în care vă aveți reședința obișnuită, locul de muncă sau în care a avut loc presupusa încălcare. În special:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), România – autoritatea de supraveghere principală, competentă pentru sediul principal al operatorului – www.dataprotection.ro
Garante per la protezione dei dati personali, Italia – www.garanteprivacy.it

Vă invităm totuși să ne contactați mai întâi la privacy@rilvo.net: vom încerca să rezolvăm rapid orice problemă.

11. Procesul decizional automatizat

Pe Site-uri nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care să producă efecte juridice care vă privesc sau să vă afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă (art. 22 GDPR). Evaluarea reCAPTCHA este utilizată numai pentru a filtra spamul trimis prin formularul de contact: dacă indică o trimitere probabil automatizată, formularul afișează un mesaj de eroare, iar mesajul nu este trimis. În acest caz ne puteți scrie direct la contact@rilvo.ro (sau la contact@rilvo.it ori contact@rilvo.net).

12. Minori

Rilvo Coworker este un serviciu destinat întreprinderilor și profesioniștilor. Site-urile nu se adresează minorilor și nu colectăm în mod intenționat date ale persoanelor sub 18 ani. Dacă apreciați că un minor ne-a furnizat date cu caracter personal, scrieți-ne la privacy@rilvo.net și le vom șterge.

13. Cookie-uri

Pentru informații despre cookie-urile și tehnologiile similare utilizate pe Site-uri, consultați Politica noastră privind cookie-urile, disponibilă la https://rilvo.ro/politica-cookie/.

14. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza această politică, de exemplu în cazul introducerii unor servicii noi sau al unor modificări legislative. Versiunea actualizată este publicată întotdeauna pe această pagină, împreună cu data ultimei actualizări. În cazul unor modificări semnificative, le vom semnala pe Site-uri.